O que fazer com os prontuários quando um hospital é fechado?

Consulta pública feita ao Cremesp sob o nº 25.478/04: o consulente, representante do Departamento de Vigilância à Saúde de uma prefeitura localizada no Interior do Estado de São Paulo, faz indagações quanto aos procedimentos a serem adotados em relação à guarda dos prontuários médicos, em decorrência do encerramento das atividades de um hospital.

Parecer

Analisando os precedentes consultivos deste Conselho, constatamos que não há, ainda, entendimento consolidado neste sentido.
Segundo o parecer Cremesp nº 45.708/2001, os prontuários médicos, após o falecimento do médico, poderão ser incinerados como uma última solução viável, não havendo herdeiros do consultório e restarem infrutíferas as tentativas de entrega destes documentos aos respectivos pacientes.

Todavia, quando tratamos de encerramento de atividades de entidade hospitalar, a solução, ao entender da Assessoria Jurídica do Cremesp, não pode enveredar para o caminho apontado, uma vez que outras soluções podem ser aplicadas. Senão, vejamos:

A importância dos prontuários médicos

Apenas a título elucidativo, nos valemos dos inúmeros precedentes consultivos existentes neste Conselho para conceituar e definir a importância dos prontuários médicos dos pacientes e a responsabilidade daqueles que, efetivamente, possuem a sua guarda. A Resolução CFM nº 1638/2002, em sua exposição de motivos, demonstra de maneira muito clara esta importância:

 “Considerando que o prontuário é documento valioso para o paciente, para o médico que o assiste e para as instituições de saúde, bem como para o ensino, a pesquisa e os serviços públicos de saúde, além de instrumento de defesa legal;
Considerando que compete à instituição de saúde e/ou ao médico o dever de guarda do prontuário, e que o mesmo deve estar disponível nos ambulatórios, nas enfermarias e nos serviços de emergência para permitir a continuidade do tratamento do paciente e documentar a atuação de cada profissional;
Considerando que as instituições de saúde devem garantir supervisão permanente dos prontuários sob sua guarda, visando manter a qualidade e preservação das informações neles contidas;”

Podemos concluir, portanto, que o prontuário médico é documento essencial para o paciente e, também, para o médico que pode acompanhar de maneira mais próxima e correta a evolução de seu assistido, devendo ser mantido sob os cuidados das instituições de saúde, que devem zelar pela qualidade e preservação das informações nele contidas. Estes são os princípios básicos relativos ao manuseio do prontuário médico, que nortearão o presente parecer.

Desta feita, assim nos manifestamos:

1. encaminhamento à entidade mantenedora
Em muitos casos, os hospitais privados com finalidade pública (Santas Casas de Misericórdia) possuem uma entidade mantenedora que, juridicamente, é a empresa ou organização que mantém financeiramente e fornece a estrutura administrativa para o funcionamento do hospital.

Uma solução viável, nos casos de encerramento das atividades de entidade hospitalar nos moldes de uma Santa Casa de Misericórdia, seria manter os prontuários médicos sob a guarda da sua entidade mantenedora.

A entidade mantenedora, para que não tenha a incumbência de manter por muitos anos tais documentos, poderia encaminhar comunicação aos pacientes, por intermédio dos endereços constantes nas suas fichas cadastrais, informando local e forma pré-estabelecida para a retirada dos prontuários médicos e eventuais exames complementares, firmando o respectivo termo com os pacientes e possibilitando, assim, a continuidade de eventual serviço médico necessário.

Neste caso, a entidade mantenedora deve possuir um médico responsável pela guarda destes documentos, em virtude do sigilo médico que envolve a questão. Os últimos Diretores Técnico e Clínico da instituição encerrada deverão acompanhar os trabalhos em virtude de suas responsabilidades sobre tais documentos; ressalte-se que a Comissão de Revisão de Prontuários Médicos da instituição encerrada tem o dever de também acompanhar estes trabalhos.

2. encaminhamento a outra entidade hospitalar
Em se tratando de hospital público (municipal) ou Santa Casa, também há a possibilidade de remessa dos documentos a outra entidade hospitalar da região, para que efetue a guarda dos documentos.

Há, porém, que se ressaltar a necessidade de comunicação aos pacientes, na forma estabelecida no item anterior, informando-os que os documentos relativos ao seu atendimento médico ocorrido na instituição hospitalar, ora encerrada, estão sendo remetidas a outra entidade, sempre com muita atenção e zelo quanto ao sigilo médico; também nestes casos deve haver o acompanhamento dos diretores clínico e técnico e das comissões de revisão de prontuários das instituições envolvidas.

3. incineração dos documentos. microfilmagem
Documentos médicos (a exemplo de prontuários ou  exames complementares) produzidos há mais de 20 anos não precisam mais ser mantidos em arquivo, não havendo dúvida neste sentido conforme o texto da Resolução CFM nº 1639/2002.

Entretanto, tais documentos, decorrido o prazo de 20 (vinte) anos, somente podem ser incinerados se houver a respectiva microfilmagem ou digitalização, nos termos estabelecidos na própria Resolução acima mencionada.

Conclusão

Diante de todo o exposto, podemos concluir pelo fato de que a questão, ainda pendente de regulamentação por parte do Conselho Federal de Medicina, pode ser solucionada, no caso concreto ora analisado, nos moldes acima destacados, resguardando os direitos dos pacientes e também dos profissionais médicos que efetuaram os atendimentos.

Há que se considerar, ainda, de suma importância a atuação dos últimos Diretores Clínico e Técnico da instituição no processo de guarda destes documentos, além da Comissão de Revisão dos Prontuários Médicos, sejam eles encaminhados a outra instituição, sejam eles mantidos com a entidade mantenedora.

(Aprovado na 3.120ª reunião plenária do Cremesp, realizada em 7/5/2004)

Cursos e eventos

Doenças Digestivas
XVIII Jornada Paulista de Atualização em Doenças Digestivas - Jopaddi 2005, promovida pelo Serviço de Gastroenterologia da Santa Casa de Ribeirão Preto e Divisão de Gastroenterologia do Departamento de Clínica Médica da Faculdade de Medicina de Ribeirão Preto da Universidade de São Paulo, será realizada de 14 a 17 de abril de 2005, em Águas de Lindóia (SP). Informações: www.oxfordeventos.com.br/jopaddi ou (16) 3967-1003.

Ginecologia e Obstetrícia
14ª Jornada de Ginecologia e Obstetrícia da Maternidade Sinhá Junqueira, promovida pela Maternidade Sinhá Junqueira de Ribeirão Preto, será realizada entre os dias 9 e 12 de março, em Ribeirão Preto. Informações: (16) 2102-4100, eventos@support-ass.com.br ou site www.sinhajornada.com.br

Ginecologia
IV Simpósio Paulista de Ginecologia, promovido pelo Centro de Estudos em Ginecologia (Cegin) da Escola Paulista de Medicina – Unifesp/EPM, será realizado nos dias 21 e 22 de janeiro de 2005, em São Paulo. Informações: (11) 3825-2163 ou carve@carve.com.br

Homeopatia I
Curso de Especialização em Homeopatia 2005, promovido pela Escola Paulista de Homeopatia, está com inscrições abertas. Maiores informações:  (11) 5571-8538 e 5573-3946 www.escoladehomeopatia.org.br  ou cursos@escola dehomeopatia.org.br
 
Homeopatia II
Curso de Homeopatia, promovido pela Unidade de Homeopatia do Hospital do Servidor Público Municipal de São Paulo em parceria com a Associação Brasileira de Reciclagem e Assistência em Homeopatia, terá início em 29 de janeiro. Informações: (11) 3277-1482 abrah@ig.com.br

Reabilitação
3º Congresso da Sociedade Internacional de Medicina Física e de Reabilitação, será realizado de 10 a 14 de abril de 2005, em São Paulo. Informações: www.isprm.org/brazil.

Medicina do Trabalho
Curso de Especialização em Medicina do Trabalho, promovido pela Faculdade de Ciências Médicas da Santa Casa de São Paulo, está com as inscrições abertas e será ministrado de 1º de fevereiro de 2005 a 30 de novembro de 2005. Informações: (11) 222-3812 ou (11) 222-0432 ramal 312.
 
MBA em Saúde
Promovido pela Pontifícia Universidade Católica de São Paulo e a Coordenadoria Geral de Especialização, Aperfeiçoamento e Extensão (Cogeae-SP), e realizado pelo Departamento de Economia da Faculdade de Economia e Administração da PUC-SP, será realizado em São Paulo, com início previsto para 23 de fevereiro de 2005. Informações: (11) 3873-3155, info@cogeae.pucsp.br ou no site: www.cogeae.pucsp.br

Pós-graduação
Curso de pós-graduação Lato-Sensu em Promoção de Saúde e Prevenção de Álcool, Tabaco e outras Drogas: Educação, Comunidade, Justiça e Trabalho, promovido pela Unidade de Pesquisa de Álcool e Drogas (Uniad) da Escola Paulista de Medicina – Unifesp/EPM, está com as inscrições abertas até o dia 4 de fevereiro. O curso terá início no dia 4 de março de 2005 e será lecionado até março de 2006. Maiores informações: (11) 5571-0493 ou cursos@uniad.org.br